Di berbagai perusahaan manapun, divisi SDM memiliki tanggung jawab yang cukup banyak dan kompleks. Penggajian, rekrutmen, tunjangan, hingga meningkatkan kualitas karyawan jadi tugas yang harus diemban. Pekerjaan tersebut semakin kompleks jika dilakukan dengan cara manual.
Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai melirik software HRD untuk dapat meringankan beban kerja tersebut.
Menurut sebuah survei yang dilakukan PWC di tahun 2020 lalu menyebutkan bahwa 74 responden dari 600 perusahaan berencana melakukan peningkatan anggaran untuk dialokasikan ke “teknologi SDM”. Ini berarti banyak perusahaan mulai berinvestasi pada software HR. Hal ini sekaligus mendorong pasar aplikasi HR terus bertumbuh.
Berdasarkan Grand View Research mengatakan bahwa nilai pasar manajemen sumber daya manusia global mencapai angka 17,56 miliar di tahun 2020 dan diprediksi bakal terus mengalami pertumbuhan rata-rata hingga 12,2 persen sampai pada 2028.
Namun, dengan semakin banyaknya aplikasi HRD yang bermunculan membuat perusahaan cukup kesulitan memilih yang benar-benar software HRD terbaik. Maka dari itu, untuk dapat memilih mana yang tepat Anda harus ketahui lebih dulu beberapa fitur yang menjadi kunci.
Lalu apa saja fitur-fitur yang dimaksudkan? Berikut ini penjelasan lengkapnya.
Harus Berbasis Cloud
Puluhan tahun ke belakang, software karyawan yang terinstal dan servernya ada pada komputer kantor sehingga membuat softwarenya hanya bisa diakses saat di kantor saja. Namun, di masa sekarang ini software HRD harus sudah berbasis cloud dimana servernya tersimpan di awan dan dapat digunakan dimana pun dan kapan pun selama terkoneksi dengan internet. Selain itu softwarenya juga bisa diakses melalui handphone.
Banyak perusahaan yang sudah memamami manfaat tempat penyimpanan ini, sehingga menyebut jika cloud jadi peringkat pertama fitur yang harus ada dalam sebuah aplikasi HRD.
Wadah Untuk Menyimpan Dokumen
Sebuah aplikasi HRD harus memiliki tempat untuk penyimpanan data karyawan. Data-data tersebut berisi nama lengkap, posisi/jabatan, tanggal mulai bekerja di perusahaan, rincian bank, gaji, dan pajak yang ditanggung karyawan. Seluruh data ini hanya dapat dilihat oleh pihak-pihak yang berwenang saja, termasuk karyawan itu sendiri.
Tak hanya data karyawan, tempat penyimpanan bisa juga berisi dokumen-dokumen tertentu di perusahaan. Contohnya, regulasi terkait ketenagakerjaan, aturan manual pekerjaan, peraturan perusahaan, kode etik, keselamatan kerja, dan lain-lain.
Penggajian dan Tunjangan
Sebuah software HRD tidak dapat dikatakan yang terbaik apabila tidak ada fitur payroll (penggajian dan tunjangan) di dalamnya. Ini adalah fitur wajib dan sangat berharga dari sebuah aplikasi kepegawaian.
Fitur ini mampu mengotomatiskan perhitungan penggajian sebagai cara yang tepat untuk menghemat waktu dan mencegah potensi kesalahan. Sebab, kalo dilakukan dengan cara manual pekerjaan ini akan melibatkan banyak dokumen dan variabel, seperti lembur, pajak, jumlah tunjangan, bonus, dan lain sebagainya.
Jam Kerja dan Absensi
Salah satu fitur utama yang harus ada dalam aplikasi HRD terbaik tentu saja jam kerja dan absensi. Fitur ini berfungsi memantau kehadiran karyawan dan memudahkan manajer mengetahui siapa saja yang masuk dan yang tidak untuk berbagai alasan paling umum seperti sakit atau cuti. Dengan demikian mereka bisa menyesuaikan supaya alur kerjanya tidak terganggu.
Perangkat lunak HR yang bagus tentu saja harus bisa membuat karyawan mencatat jam kerjanya sendiri. Maka dari itu, terkadang sering disebut juga aplikasi absensi online karna adanya fitur ini.
Meski begitu, fitur ini juga harus bisa terintegrasi dengan payroll. Fungsinya jika ada seorang karyawan yang lembur maka secara otomatis aplikasi akan menginputnya ke dalam komponen penggajian.
Rekrutmen
Merekrut pegawai baru bukan tugas yang mudah dan pastinya menyita waktu. Untuk itu, software HRD harus mampu meringankan serta mempermudah. Aplikasi kepegawaian terbaik dapat secara otomatis menerima dan menolak kandidat sesuai kriteria yang ditentukan. Dengan cara ini kemungkinan bias dan diskriminasi (ras, jenis kelamin, agama, dll) dari pewawancara dapat dihindari. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan kandidat yang betul-betul cocok dan sesuai, yang hanya diukur dari kemampuan personalnya.
Evaluasi Kinerja
Software HRD yang dinilai baik harus dapat memfasilitasi perusahaan ketika ingin mengevaluasi kinerja para pegawainya. Misalnya menyediakan dasbor khusus berisi poin-poin penilaian yang sudah ditetapkan sebelumnya. Tak cukup itu saja, sebuah software untuk HR harus juga dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan karyawan memberikan feedback atau umpan balik.
Cara ini mampu membuka ruang partisipasi bagi karyawan sebesar-besarnya untuk memberikan saran kepada perusahaan karena biasanya karyawan sungkan melakukannya dalam pertemuan tatap muka.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Software HRD yang ideal akan menawarkan beragam pelatihan dan pengembangan bagi karyawan agar kompetensi mereka meningkat. Ada sebuah sistem bernama learning management system (LMS) yang terdapat dalam aplikasi manajemen SDM dan dijalankan dengan cara e-learning.
Selain bermanfaat untuk perusahaan, pelatihan dan pengembangan ini tentu akan dirasakan juga dampak positifnya oleh karyawan. Sebab, kepuasan mereka terhadap perusahaan akan meningkat.
Analisis dan Keamanan Data
Fitur terakhir yang wajib ada dalam aplikasi HRD adalah kemampuan dalam menganalisis data karyawan. Aplikasi semestinya punya kemampuan dalam menyederhanakan data-data yang sulit dibaca jika ditampilkan begitu saja, misalnya disederhanakan dalam bentuk grafik.
Selain itu, faktor keamanan data harus jadi perhatian khusus. Cek terlebih dahulu bagaimana tingkat keamanan yang ditawarkan penyedia software. Pastikan datanya sudah terenkripsi ketika dikirim ke cloud.
Penutup
Software HRD yang ideal dan terbaik umumnya memiliki fitur lengkap yang dapat memudahkan divisi SDM dalam manajemen karyawan. Akan tetapi, bukan berarti kelengkapan fitur jadi penentu indikator yang digunakan. Semuanya tetap harus kembali sesuai kebutuhan dan kemampuan bisnis perusahaan.
Jika Anda mencari software HRD terbaik dengan fitur terlengkap, Anda bisa menemukannya di LinovHR. Tidak hanya soal memiliki fitur absensi dan payroll saja, LinovHR merupakan sebuah software modular yang menawarkan kelengkapan untuk manajemen karyawan, seperti rekrutmen, mengevaluasi kinerja karyawan dengan modul performance management, hingga memberikan pelatihan kepada karyawan di modul learning & development.
LinovHR hadir untuk membantu perusahaan mengolah data dari manual menggunakan kertas dan juga spreadsheet ke digitalisasi secara terpusat. Dengan begitu, HR bisa mengecek semua data karyawan, penghitungan gaji, pengaturan jam kerja dengan lebih mudah dan terintegrasi.
Selamat mencoba!
Referensi:
https://www.pwc.com/us/en/tech-effect/cloud/hr-tech-survey.html