Terlambat, manipulasi absensi, lupa memantau jam masuk, atau sistem yang terlalu fleksibel menjadi masalah umum perusahaan dalam mengelola absensi.
Memang terlihat sepele. Namun, pengelolaan absensi yang tidak baik bisa menjadi masalah perusahaan yang menggunung. snowball.
Misalnya saja jika dalam jangka panjang perusahaan sering salah input absensi yang bisa-bisa membuat keuangan perusahaan menjadi tidak sehat.
Bisa dikatakan masalah absensi merupakan butterfly effect. Masalah kecil yang bisa menimbulkan masalah yang lebih besar.
Masalah absensi yang meradang juga mengganggu produktivitas yang tentu akan mengganggu bottom lines perusahaan Anda
Kesalahan Umum dalam Mengelola Absensi Karyawan
Sebagai manajer HRD, tentu sudah menjadi tanggung jawab untuk mengelola absensi karyawan terutama dalam hal membangun profesionalisme dan kedisiplinan karyawan.
Namun banyak di antara lainnya yang melakukannya dengan cara yang tidak efektif bahkan cenderung membuang-buang waktu. Lantas apa saja masalah umum yang sering dilakukan dalam mengelola absensi karyawan?
Hanya Memiliki Satu Aturan
Umumnya, perusahaan hanya akan membuat satu kebijakan absensi yaitu kebijakan operasional saat bekerja di kantor.
Kebijakan yang seperti ini tentu sangat kaku mengingat akan ada banyak kondisi yang mungkin akan mempengaruhi kegiatan operasional kantor.
Seperti pandemi COVID-19 belakangan ini dimana banyak perusahaan yang kurang siap untuk menghadapi aturan pemerintah terkait kerja dari rumah sehingga membiarkan karyawannya mendapatkan risiko pandemi tersebut.
Bukan hanya terkait pandemi, beberapa kasus seperti pindah kantor, beban kerja yang melebihi batas pada waktu tertentu, atau situasi krisis seperti demo atau perang misalnya. Terlebih di masa depan perusahaan tentu akan menghadapi anomali yang ekstrim bahkan lebih dari pandemi.
Solusinya, buatlah aturan atau kebijakan alternatif terhadap situasi tertentu. Bukan hanya terkait kebijakan saja namun pemenuhan kebutuhan karyawan ketika menghadapi situasi tersebut.
Tidak Melacak Waktu Kerja dengan Baik
Melacak jam kerja karyawan seperti jam masuk dan keluar, jatah cuti, atau lembur merupakan bagian dari manajemen absensi. Namun tidak semua perusahaan melakukan itu.
Banyak perusahaan yang hanya berfokus pada check-in dan check-out saja namun tidak kepada bagian-bagian yang mempengaruhinya. Hal ini tentu akan mempengaruhi ketika adanya kesalahan dalam mengelola data karyawan termasuk penggajian di dalamnya.
Bukan hanya penggajian, namun jatah cuti dan pemberian reward akan terpengaruh. Jika terus dibiarkan hal ini akan mempengaruhi employee engagement.
Biasanya perusahaan yang tidak memiliki sistem pelacakan waktu adalah perusahaan yang masih menggunakan cara manual dalam sistem tata kelola karyawannya.
Anda bisa menggunakan sistem HR berbasis teknologi seperti attendance management software. Dengan bantuan software, Anda bisa melacak waktu jam kerja karyawan secara otomatis dan terintegrasi langsung pada sistem penggajian.
Anda bisa download software attendance management baik yang disediakan secara gratis maupun sistem yang lebih profesional.
Tidak Mengolah Data Absensi Menjadi Lebih Komprehensif
Di era informasi yang semakin terbuka, sangat disayangkan jika data yang ada hanya digunakan sebagai data saja dan tidak dimanfaatkan lebih komprehensif. Data absensi misalnya.
Data absensi yang terlihat remeh, sebenarnya memiliki manfaat yang lebih dari itu. Ketersediaan data absensi bisa membuat perusahaan melakukan berbagai hal untuk memajukan SDM dan mungkin memperbaiki sistem kerja.
Misalnya data karyawan bisa dijadikan patokan untuk melihat turnover karyawan, melakukan performance appraisal, hingga melakukan retensi karyawan terbaik Anda.
Data karyawan juga memungkinkan perusahaan bisa memenuhi kebutuhan karyawan misalnya saja memberikan pinjaman atau memberikan reward.
Oleh karena itu, ketersediaan dan pemanfaatan data sangat penting bagi perusahaan dalam membangun SDM atau sistem kerja yang sudah ada.
Tentu, pemanfaatan data ini didukung dengan sistem tata kelola yang terintegrasi seperti menggunakan software attendance management.
Dengan software attendance management, Anda bisa mengolah data karyawan menjadi informasi komprehensif yang berguna bagi pengembangan SDM karyawan.
Itulah tiga kesalahan umum yang sering dilakukan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan. Dari ketiga masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan teknologi seperti software attendance management menjadi penting terlebih di era industri digital ke depannya.
